2. Quản lý thành phần tham gia nghiệm thu

Quản lý thành phần tham gia nghiệm thu, xử lý khi có thay đổi nhân sự

Trường hợp mỗi đơn vị có nhiều hơn một người tham gia ký tên

Hướng dẫn cụ thể: Giả thiết biên bản nghiệm thu công vật liệu cần Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát và Nhà thầu thầu thi công, mỗi đơn vị yêu cầu có 2 người tham gia ký tên. Tiến hành:

Bước 1: Sau khi khai báo nhân sự trong sheet Thông tin, chuyển sang sheet Ký biên bản, chọn như sau

Chỉnh sửa thành phần tham gia ký biên bản

Bước 2: Ấn nút Cập nhật để thông tin được tự động chuyển sang BBNT tương ứng.

Nếu bạn yêu thích Excel và “tay to”, bạn có thể thực hiện thủ công như sau:

1. Chuyển sang tại sheet NT cong viec, thành phần tham gia nghiệm thu sau khi chỉnh như Bước 1, đang ở hiển thị như sau:

Chỉnh sửa thành phần tham gia ký biên bản

1. Tiến hành chỉnh sửa theo yêu cầu

Như Hình 4.39b ở trên, ta thấy cần sửa tên và thành phần tham gia tương ứng tại

Mục “b) Đại diện chủ đầu tư” thành “b) Đại diện Tư vấn giám sát”

Mục “c) Đại diện Tư vấn giám sát” thành “b) Đại diện Đơn vị thi công”

Việc chỉnh sửa rất đơn giản do biên bản mẫu của phần mềm đã đặt sẵn các hàm excel,

Chỉnh sửa tên mục bạn có thể sửa thủ công hoặc chỉnh như sau:

Chỉnh sửa thành phần tham gia ký biên bản

Chỉnh sửa cá nhân mỗi đơn vị tham gia nghiệm thu bạn chỉ cần thao tác copy/ paste:

Hình 4.47d – Chỉnh sửa thành phần tham gia ký biên bản

Và kết quả thu được sẽ đúng theo yêu cầu như sau:

Hình 3.47e – Chỉnh sửa thành phần tham gia ký biên bản

Lưu ý: Khi có nhiều đơn vị tham gia, mỗi đơn vị có nhiều người tham gia, chỉ cần copy những dòng một nhóm Đại diện rồi insert những dòng đó vào biên bản, sau đó thực hiện chỉnh sửa tương tự các bước như trên.

Trường hợp thay đổi nhân sự tham gia nghiệm thu theo nhóm ký biên bản

Trong quá trình thi công, có sự thay đổi nhân sự tham gia ký nghiệm thu, bạn có thể sử dụng tính năng chọn nhóm tham gia ký nghiệm thu. Như trên bạn đang chọn nhóm tham gia ký theo mặc định. Bạn cũng có thể thiết lập một nhóm tham gia ký với thành phần khác và áp dụng nhóm này ký biên bản nào bạn muốn. Thực hiện:

Bước 1: Thiết lập một nhóm tham gia nghiệm thu mới

Thay đổi nhóm ký biên bản

Bước 2: Vào danh mục biên bản nghiệm thu (Vật liệu/Công việc/Giai đoạn) chọn biên bản muốn áp dụng nhóm đã thiết lập

Ví dụ trong biên bản nghiệm thu công việc

Thay đổi nhóm ký biên bản

Kết quả sẽ như sau:

Biên bản nghiệm thu hạng mục Phần móng theo nhóm mặc định đã lập ban đầu:

Hình 3.48c – Thay đổi nhóm ký biên bản

Biên bản nghiệm thu hạng mục Phần móng theo nhóm 1 với các cá nhân đã thay đổi:

Hình 3.48d – Thay đổi nhóm ký biên bản

Thay đổi nhân sự ký biên bản theo ngày tháng (Chụp lại ảnh)

Trong sheet ký biên bản tại các cột nhóm 1, nhóm 2, nhóm 3, nhóm N nhập thông tin ngày tháng tương ứng với các nhóm tại dòng bên trên nhóm 1, nhóm 2, nhóm 3, nhóm N. Đó là ngày bắt đầu thay người, nhóm mới vào làm thay nhóm cũ.

Khi nhập ngày nghiệm thu sẽ so sánh: nếu ngày nghiệm thu sau ngày của nhóm nào thì tự động điển con số vào cột Ký biên bản trong sheet Danh muc NT Vat lieu, Danh muc NT cong viec và Danh muc NT Giai doan. Nếu người dung thấy không hợp thì tự sửa lại ở cột Ký biên bản.

Mặc định thì lấy nhóm đầu tiên, đến khi có nhóm mới sẽ so sánh ngày tháng tự động.

Tóm lại tác dụng của nó chỉ là HỖ TRỢ người dùng tự động nhận thành phần ký khi thay đổi ngày tháng

Ví dụ:

Ông A làm tháng 1 đến tháng 3. Ông B làm tháng 4 đến tháng 6. Ông C làm tháng 7 đến tháng 9 trở đi. Ngày nghiệm thu nằm trong thời gian nào thì tự động điền ông đó ký. Ngày nghiệm thu sau tháng 3 lấy ông B, sau tháng 6 tự động lấy nhóm C.

Trong 1 bảng có nhiều hạng mục. Ký biên bản M&E là 1 nhóm, ký Kết cấu là 1 nhóm, nhóm Kiến trúc là 1 nhóm. Mỗi nhóm lại tùy thời điểm có các giám sát khác đến thay thế người cũ. Vậy phải lập trình làm sao để biết là công việc đó thuộc nhóm nào để lấy.