Tại sao phải lập hồ sơ hoàn thành công trình?

Hồ sơ hoàn thành công trình không chỉ là bộ tài liệu minh chứng cho chất lượng và quá trình xây dựng đã hoàn tất mà còn là nền tảng pháp lý để đưa công trình vào khai thác, sử dụng. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành xây dựng và quản lý dự án, chúng tôi hiểu rằng việc lập hồ sơ hoàn thành công trình là một phần không thể thiếu. Dưới đây là các lý do cụ thể tại sao cần phải lập hồ sơ hoàn thành công trình:

1. Tuân thủ quy định pháp luật

Theo quy định tại Điều 123 Nghiệm thu công trình xây dựng Luật xây dựng số 50/2014, đã được sửa đổi và bổ sung bởi Luật số 62/2020, Chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình hoặc toàn bộ công trình xây dựng trước khi đưa vào khai thác, sử dụng. Hồ sơ hoàn thành công trình là tài liệu bắt buộc phải chuẩn bị để phục vụ cho quá trình nghiệm thu.

2. Kiểm tra công tác nghiệm thu

Theo Điểm a Khoản 6 Điều 24 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, chủ đầu tư phải gửi 01 bộ hồ sơ hoàn thành công trình tới cơ quan chuyên môn về xây dựng để phục vụ kiểm tra công tác nghiệm thu. Đặc biệt, đối với các công trình có quy mô lớn, sử dụng vốn đầu tư công, hoặc có ảnh hưởng đến an toàn cộng đồng, việc kiểm tra nghiệm thu là bắt buộc. Nếu không có hồ sơ hoàn thành đầy đủ, dự án sẽ khôn thể tiến hành kiểm tra và cấp phép hoạt động.

3. Đưa công trình vào khai thác vận hành

Tại Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định: chủ đầu tư bắt buộc phải tổ chức lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình trước khi công trình được đưa vào khai thác, sử dụng. Điều này không chỉ đảm bảo việc tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp việc vận hành công trình diễn ra suôn sẻ.

4. Tránh bị xử phạt hành chính

Việc không lập hoặc không lưu trữ đầy đủ hồ sơ hoàn thành công trình có thể dẫn đến bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng, theo Điều 21 Vi phạm quy định về quản lý, lưu trữ hồ sơ của Nghị định số 16/2022/NĐ-CP ngày 28/01/2022 của Chính phủ Quy định xử phạt vi phạm hành chính về xây dựng (thay thế Nghị định 139/2017/NĐ-CP và Nghị định 21/2020/NĐ-CP). Hơn nữa, chủ đầu tư sẽ buộc phải khắc phục hậu quả bằng cách bổ sung hồ sơ theo quy định. Đây là lý do quan trọng vì không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ dự án mà còn gây thiệt hại tài chính nếu không thực hiện đúng yêu cầu.

5. Lưu trữ và quản lý dữ liệu dự án dài hạn

Hồ sơ hoàn thành công trình không chỉ cần cho hiện tại mà còn là tài liệu quan trọng cho các giai đoạn sau của dự án, bao gồm thanh tra, kiểm tra và bảo dưỡng công trình. Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ đầy đủ giúp dự án luôn trong tình trạng sẵn sàng khi có yêu cầu kiểm tra từ các cơ quan chức năng hoặc trong quá trình bảo trì, sửa chữa.

Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình gồm những gì?

Dựa trên quy định của Phụ lục VIb của Nghị định số 06/2021/NĐ-CP Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình thì bộ hồ sơ hoàn thành công trình cần bao gồm các tài liệu từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, khảo sát thiết kế, đến quản lý chất lượng thi công xây dựng bao gồm:

1. Hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng
2. Hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình
3. Hồ sơ quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình

Chi tiết các tài liệu này có thể tham khảo đầy đủ trong Phụ lục VIb của Nghị định số 06/2021/NĐ-CP. Hãy truy cập ngay để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ tài liệu nào cần thiết.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm Quản lý chất lượng GXD (QLCL GXD) để lập và quản lý hồ sơ, tài liệu công trình

Phần mềm Quản lý chất lượng GXD (QLCL GXD) là công cụ hữu hiệu giúp bạn lập và quản lý hồ sơ hoàn thành công trình một cách dễ dàng và khoa học. Với tính năng tự động hóa, phần mềm giúp bạn giảm tải công việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý. Ngoài ra, phần mềm còn giúp bạn lưu trữ dữ liệu an toàn, tránh thất thoát tài liệu do sự thay đổi nhân sự.

Sổ tay Quản lý chất lượng https://qlcl.gxd.vn

Hãy cài ngay web app https://qlcl.gxd.vn lên màn hình điện thoại và máy tính để truy cập nhanh các văn bản pháp luật và tài liệu liên quan đến quản lý chất lượng công trình. Ứng dụng qlcl.gxd.vn và phần mềm QLCL GXD sẽ góp phần giúp bạn hoàn thiện hồ sơ một cách tốt nhất, đồng thời hỗ trợ trong việc tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

Kết luận: việc lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật mà còn là nền tảng để bảo vệ quyền lợi của chủ đầu tư và các bên liên quan. Bằng cách sử dụng phần mềm QLCL GXD, bạn sẽ đảm bảo hồ sơ của mình luôn đầy đủ, chính xác và dễ dàng quản lý.

Liên hệ với Ms. Thu An – 0985 099 938 để được tư vấn và sử dụng phần mềm QLCL GXD, công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý chất lượng công trình xây dựng.