Các biểu mẫu biên bản nghiệm thu do chủ đầu tư và nhà thầu tự thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng thi công xây dựng (tham khảo mục 2 điều 31 Nghị định số 15/2013/NĐ-CP và mục 5 điều 16 Thông tư số 10/2010/TT-BXD).
Các biểu mẫu phải phù hợp với đề cương giám sát (đã được chủ đầu tư phê duyệt) của nhà thầu tư vấn giám sát.
Do đó, mỗi công trình khác nhau sẽ có sự thay đổi ở một vài chi tiết trong các biểu mẫu biên bản. Bạn sẽ sửa lại biên bản có sẵn của phần mềm cho phù hợp.
– Có 2 lựa chọn để sửa:
+ Sửa file template: Nếu ta dùng một mẫu chung cho những công trình, gói thầu khác nhau thì chỉ cần sửa 1 lần, rồi khi mở phần mềm lên là có sẵn mẫu dùng chung cho các công trình đó. Ví dụ: Trình bày 1 mẫu chung cho các gói thầu trong 1 dự án đầu tư xây dựng công trình.
+ Lưu file rồi sửa mẫu biên bản: Mở phần mềm lên, lưu 1 file hồ sơ cho 1 công trình. Sau đó chỉnh sửa mẫu trong file đó. Cách này dùng khi ta dùng các mẫu khác nhau cho những công trình khác nhau của các Chủ đầu tư khác nhau.
1.1. Sửa file template
Bước 1. Vào thư mục C:\QLCL GXD\Temp, copy file QLCL Congtrinh.xlt sao lưu vào chỗ khác (đề phòng khi sửa nhỡ tay xóa mất những phần quan trọng thì còn phục hồi).
Bước 2. Quay lại thư mục C:\QLCL GXD\Temp, nhấn chuột phải vào file QLCL Congtrinh.xlt và chọn Open trong menu hiện ra để mở file.
Bước 3. Tiến hành chỉnh sửa các thông tin trong biểu mẫu phù hợp với yêu cầu của công trình (theo mẫu của Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát hoặc Nhà thầu đưa ra).
Lưu ý:
– Không mở bằng kích đúp chuột vì file template khi kích đúp chuột sẽ mặc định là tạo file mới (tương đương chọn New ở menu hiện ra).
– Các bạn không nên mở phần mềm trong quá trình sửa file template.
– Chú ý không xóa một số vị trí được đặt tên (Name) trong các sheet Excel là chỗ để phần mềm QLCL GXD đổ các thông tin.
Hình 2.12 – Thư mục chứa file Template
1.1.1. Nhập các thông tin ở sheet Thông tin
Ta nhập các thông tin về công trình, chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu…
Hình 2.13 – Sheet Thông tin
1.1.2. Sửa biểu mẫu ở các sheet biên bản
– Sử dụng các nút tích tùy chọn hiển thị ở menu ribon, kết hợp các nút tắt đặt tại các sheet để di chuyển qua lại các biên bản.
- Ví dụ sửa Biên bản lấy mẫu vật liệu
Các nút bên ngoài vùng in không được (không nên) xóa.
Một số nội dung phía trên của biên bản sử dụng các công thức và liên kết của Excel. Thường thì bạn không cần sửa. Nhưng nếu bạn muốn sửa thì chú ý tìm hiểu về liên kết và công thức cho phù hợp.
– Mục các thành phần tham gia nghiệm thu: Bạn có thể thêm hoặc bớt thành phần bằng cách copy chèn thêm hoặc xóa bỏ các dòng.
+ Tên người đại diện: Quản lý nhân sự ký hồ sơ tại sheet Ky bien ban. Chức danh tương ứng sẽ tự cập nhật theo tên (quản lý tại sheet Thong tin như đã giới thiệu ở phần trước).
|
|
Hình 2.14 – Biên bản lấy mẫu thí nghiệm
– Có thể thêm bớt nội dung tùy ý vào các mục 2, 3, 4, 5. Được phép xóa nội dung ở những vùng dữ liệu đổ ra nhưng không được xóa bỏ các dòng đó.
– Bảng ở mục 2 sẽ tự động chèn thêm dòng hoặc bớt dòng khi dữ liệu đổ từ danh mục sang nên không cần (không được) sửa hay xóa bỏ.
– Mục ký tên: Tên được liên kết đến tên các thành phần tham gia nghiệm thu ở mục 1.
– Các sheet khác sửa tương tự như trên với nguyên tắc chung như sau:
+ Có thể chèn thêm dòng tại mọi vị trí, và thêm nội dung bất kỳ vào đó.
+ Chỉ được xóa các dòng mà dữ liệu không thay đổi bởi giá trị nút cuộn (phía trên bên phải).
+ Các dòng chứa ô mà nội dung thay đổi bởi nút cuộn: tuyệt đối không được xóa dòng.
+ Có thể sửa hàm và công thức excel trong các biên bản nếu hiểu và kiểm soát được.
+ Không chỉnh bề rộng của các cột biên bản (column width) vì mẫu đã chỉnh hợp lý cho trang in.
– Chú ý: sau khi sửa xong file template ta cũng nên lưu lại file này để đề phòng sau này cài lại phần mềm hay lỗi windowns.
1.1.3. Quản lý thành phần tham gia nghiệm thu, xử lý khi có sự thay đổi nhân sự
– Việc khai báo tên và chức danh thực hiện tại sheet Thong tin như đã hướng dẫn ở các phần trên.
– Chuyển sang sheet Ky bien ban
Hình 2.15a – Sheet Ký biên bản
– Ở sheet này ta phải khai báo luôn nhân sự ký hồ sơ ở cột “BẮT ĐẦU”.
– Khi có sự thay đổi người ký ta bắt đầu khai báo ở các cột tiếp theo.
– Ta chọn thành phần tham gia nghiệm thu bằng cách kéo thả danh sách
Hình 2.15b – Chọn thành phần nghiệm thu
– Ứng với mỗi loại thành phần nghiệm thu, ta tên người tham gia ký biên bản tương tự như trên.
Hình 2.15c – Khai báo người ký biên bản
– Lưu ý: Tên và chức danh phải được khai báo ở sheet Thong tin như đã hướng dẫn thì ở biên bản mới tự cập nhật chức danh.
Thảo luận mới nhất