Câu hỏi: Thực tế hiện nay cán bộ, kỹ sư thường làm hồ sơ chất lượng bằng cách sử dụng chức năng Merge Mail của Word phối hợp với Excel.

Trả lời: Quản lý danh mục hồ sơ nghiệm thu trên Excel, còn biên bản thì dùng tính năng Mail Merge đưa dữ liệu từ Excel sang Word như thực tế hiện nay thì dễ chỉnh sửa hơn trên Excel, đặc biệt là trình bày biên bản đẹp hơn nhờ Word. Tuy nhiên, sử dụng phần mềm QLCL GXD đem lại những ưu thế vượt trội, tự động hóa mạnh hơn mà Merge Mail không có. Ta cùng so sánh giữa cách đó với giải pháp sử dụng phần mềm QLCL GXD qua các tiếu chí trong sau:

Merge Mail (Word+Excel)

Phần mềm QLCL GXD
Phải nghiên cứu cách Merge Mail, khá trừu tượng, không phải ai cũng có khả năng tìm hiểu và thực hiện Bạn chỉ cần thực hiện lệnh và tùy chọn trực quan, đơn giản
Với những người mới làm về công tác hồ sơ sẽ không có cái nhìn bao quát về hồ sơ chất lượng 1 công trình cần có những gì. Các ý kiến khảo sát đều cho rằng những người mới phải đào tạo rất lâu mới có thể làm được việc. Những người mới làm khi nhìn vào danh mục hồ sơ các sheet theo thứ tự của phần mềm đã hình dung ra được cần làm gì, nhập thông tin gì. Qua đó có thể nắm bắt nhanh hơn.
Cách làm mang tính thủ công, năng suất lao động thấp. Cần nhiều nhân lực.Sử dụng Word dễ chỉnh sửa các nội dung hơn Excel nhưng số lượng thao tác (cắt, dán, copy) thủ công rất nhiều.

Khó khăn khi chỉnh sửa thông tin

Ví dụ: Khi 1 biên bản có nhiều tiêu chuẩn sẽ phải cắt dán thủ công.

 Cách làm mang tính tự động hóa cao, năng suất lao động cao. Cần ít nhân lực.Chỉnh sửa nội dung và trình bày trong Excel hạn chế hơn Word 1 chút, nhưng quen rồi thì cũng khá thuận lợi.

Dễ dàng thêm bớt, chỉnh sửa thông tin

Ví dụ: Khi biên bản có số tiêu chuẩn khác nhau, tự động thay đổi, co giãn biên bản.
Người làm phải tự tra cứu, nhập vào, cắt, dán các tiêu chuẩn vào các biên bản. Việc tra cứu nhiều khi khiến bạn “mờ mắt”. Tra tiêu chuẩn từ cơ sở dữ liệu giống như tra mã đơn giá, định mức trong phần mềm Dự toán GXD. Rất đơn giản và thú vị.
Tự tìm hiểu hoặc hỏi người có kinh nghiệm trong đơn vị và thường không được giải đáp thấu đáo, có thể bị giấu nghề… Phải khá lâu và phải trả giá khá nhiều mới làm được 1 bộ hồ sơ hoàn chỉnh. Sử dụng phần mềm QLCL GXD được các kỹ sư công ty Giá Xây Dựng và các thành viên diễn đàn hỗ trợ, chỉ dẫn, chia sẻ các kiến thức chuyên môn nhiệt tình. Bạn được tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc, khó khăn cả về phần mềm lẫn chuyên môn.
Không có giáo trình đào tạo, hướng dẫn sử dụng Có giáo trình được biên soạn và chương trình đào tạo chuẩn, bài bản. Hướng dẫn sử dụng thường xuyên được bổ sung, hoàn thiện
Chèn bảng tiêu chí nghiệm thu vào biên bản thì dùng Merge Mail sẽ thật khó. Khối lượng thao tác cắt, dán, căn chỉnh khi số lượng tiêu chuẩn thay đổi giữa các biên bản rất lớn. Chèn bảng các tiêu chí nghiệm thu thay đổi, co giãn theo từng biên bản tự động theo số lượng tiêu chí. Thao tác đơn giản, chỉ việc bấm con chạy đổi số biên bản là nội dung thay đổi tương ứng.
Việc in ấn biên bản, hồ sơ trong Word cũng thuận lợi, nhưng tìm để in 1 biên bản nào đó hoặc in theo phân loại khá khó khăn. In ấn thuận lợi với những tùy chọn: in toàn bộ hồ sơ; in theo đối tượng trong biên bản nghiệm thu (Vật liệu, công việc, hạng mục); hoặc in theo loại hình biên bản (NT nội bộ, yêu cầu NT, hay nghiệm thu A-B).
Cách này làm cũng tương đối nhanh, có thể chạy các biên bản cùng 1 lúc, dùng trong khi làm hồi ký cũng tốt chỉ cần nhìn vào danh mục công việc là có thể viết được nhật ký thi công. Nhưng nhược điểm của cách làm này là phải làm trên nhiều file nên khó quản lý hơn. Cách này làm rất nhanh, có thể chạy các biên bản cùng 1 lúc. Tự động xuất dữ liệu theo trình tự hỗ trợ làm hồi ký cũng tốt. Nhìn vào sheet hồi ký hoặc in ra là có thể viết được nhật ký thi công chuẩn. Chỉ cần làm và quản lý dữ liệu thống nhất trên 1 file. Dễ dàng, gọn gàng và khoa học.
Khi làm danh mục hồ sơ sẽ mất công gõ ngày tháng nghiệm thu hơn. Xử lý các căn cứ nghiệm thu rất mất thời gian. Ví dụ: Các tiêu chuẩn, quy trình thi công được viện dẫn trong biên bản Việc nhập các số liệu cho các biên bản rất thuận tiện, bao gồm: Nhập đối tượng nghiệm thu (vật liệu, công việc, hạng mục); tra cứu tiêu chuẩn nghiệm thu (cập nhật tiêu chuẩn hiện hành); nhập thời gian nghiệm thu thông minh; quy cách nghiệm thu sẵn có; và đầy đủ thành phần tham gia nghiệm thu
Nhìn vào list hồ sơ thấy rất rốiKhi làm theo cách này sẽ phải ngồi copy paste để làm danh mục hồ sơ nghiệm thu.

Dùng Word hay bị nhầm hoặc sửa thiếu nhiều nội dung.

 Hồ sơ rõ ràng, mạch lạcChỉ việc nhập số liệu vào danh mục hồ sơ nghiệm thu theo trình tự thời gian, trình tự thi công.

Phần mềm QLCL GXD giúp giảm được nhiều công sức, tránh nhầm lẫn nhiều.
Không kiểm soát được khối lượng vật tư nhập về là bao nhiêu (lại phải đi hỏi kế toán vật tư) Kiểm soát được khối lượng vật tư nhập về, xuất được bảng vật tư theo các yêu cầu: Tất cả vât tư, phân loại vật tư
Khi thay đổi cán bộ ký biên bản hoặc thay đổi chức vụ sẽ phải làm lại ra 1 file khác Thay đổi cán bộ ký biên  bản hoặc thay đổi chức vụ dễ dàng, vẫn trên 1 file
Quản lý hồ sơ với cách làm dùng Mail Merge thì chỉ cần quản lý hồ sơ của 2 công trình (quy mô dự án báo cáo kinh tế kỹ thuật thôi) là đã cảm thấy khối lượng công việc nhiều và vất vả, thường xuyên xảy ra câu chuyện nhầm lẫn giữa file nọ với file kia. Với phần mềm QLCL thì 1 người có thể quản lý nhiều công trình lớn. Công việc vẫn đơn giản, nhẹ nhàng và khoa học. Rất khó xảy ra nhầm lẫn bởi mỗi công trình có 1 file quản lý số liệu hoàn chỉnh, khép kín.

Mucluc