Trong thực tế hiện nay, công tác quản lý chất lượng công trình nói chung và công việc Lập và quản lý hệ thống các biên bản nghiệm thu nói riêng có thể nói là rất “lôi thôi, bát nháo”. Cán bộ làm công tác lập và quản lý hồ sơ chất lượng, hồ sơ nghiệm thu chưa có công cụ chuyên nghiệp, đa phần là tự chế. Có thể phân loại ra như sau:

1. Một số người chỉ dùng Word, mỗi biên bản 1 file hoặc 1 trang. Cách này thì nghĩ đến hàng nghìn biên bản đã tưởng tượng ra 1 “bãi rác” file hồ sơ. Khi cần tìm lại 1 file biên bản nào đó thì “chết” luôn. Cách này thường đi đến bế tắc ở cuối công trình khi không thể “hồi tố” được các thông tin để hoàn thiện hồ sơ hoàn thành công trình.

2. Nhiều đồng nghiệp dùng bảng tính Excel liên hoàn. Công ty Cổ phần Giá Xây Dựng đã từng công bố 1 số version của bảng tính Excel liên hoàn trên diễn đàn, bạn có thể tìm tải trên diên xđàn giaxaydung.vn.

Cách này trình bày biên bản trên Excel không tiện định dạng như dùng Word ở cách 1. Nhưng cũng có những ưu điểm riêng do sức mạnh nhân bản của Excel. Một số đồng nghiệp đã cải tiến, tự động hóa hơn khâu lưu trữ số liệu và mẫu biên bản nhờ các tính năng sẵn có trong Excel.

3. Kết hợp Word, Excel qua tính năng Merge Mail. Trong đó Excel được dùng để lưu dữ liệu, thông tin còn Word trình bày các biểu mẫu, biên bản nghiệm thu… Cách này được nhiều người dùng, giải quyết công việc tốt hơn 2 cách trên và làm hồ sơ cũng tương đối nhanh, có thể chạy các biên bản cùng lúc, dùng trong khi làm “hồi ký” cũng tốt chỉ cần nhìn vào danh mục công việc là có thể viết được nhật ký thi công. Nhưng có nhiều nhược điểm đối với công việc:

– Khá khó hiểu nên nhiều người dù được hướng dẫn nhiều mà vẫn chưa làm được.

– Khi làm theo cách này sẽ phải ngồi copy pate rất thủ công để làm danh mục hồ sơ nghiệm thu.

– Số lượng file hồ sơ cũng rất lớn, công việc phải tiến hành trên nhiều file. Nhìn vào list hồ sơ thấy rất rối, khó quản lý, rất dễ nhầm lẫn.

– Lượng thao tác thủ công copy, cắt, dán… rất nhiều dẫn đến tiêu hao nhiều công sức, thời gian của các kỹ sư đảm nhiệm công việc làm hồ sơ chất lượng, nghiệm thu, thanh toán.

– Không tra tự động được tiêu chuẩn, quy trình thi công cho công việc.

– Với các công việc sử dụng số lượng tiêu chuẩn, quy trình khác nhau, chẳng hạn công việc A dùng 1 tiêu chuẩn, công việc B phải viện dẫn 3 tiêu chuẩn… thì việc copy, cắt, dán co kéo biên bản sẽ rất vất vả. Xử lý việc trình bày các căn cứ nghiệm thu vào biểu mẫu biên bản nghiệm thu mất rất nhiều thời gian.

– Không kiểm soát được khối lượng vật tư nhập về là bao nhiêu (khi cần thông tin phải đi hỏi xin số liệu từ kế toán vật tư).

– Khi thay đổi cán bộ ký biên bản hoặc thay đổi chức vụ sẽ phải làm lại ra 1 file khác, tăng số lượng file, tăng thao tác quản lý, tăng khả năng nhầm lẫn.

– Phải nhiều người cùng làm mới hoàn thành được hồ sơ hoàn thành công trình.

– Người mới bắt đầu phải đào tạo nhiều mới làm được.

Tóm lại, chỉ công việc đơn giản là lập và quản lý một bộ hồ sơ học viên lớp học nghiệp vụ của Công ty Giá Xây Dựng mà đã khó và rất mệt với số lượng lớn hồ sơ, giấy tờ. Chưa nói đến cả một công trình to lớn, đồ sộ với hàng trăm, hàng nghìn đầu việc, vật liệu… phải lập và quản lý hồ sơ thì thật là một cực hình, thể hiện qua ý kiến phản ánh của nhiều người: Hồ sơ hoàn thành công trình trình lên để phê duyệt quyết toán như một “đống rác”.

–     Phần mềm Quản lý chất lượng công trình GXD, kèm theo hướng dẫn sử dụng, giáo trình và chương trình đào tạo được nghiên cứu phát triển, biên soạn nhằm giải quyết các khó khăn nêu trên. Ngoài ra nhóm nghiên cứu phần mềm đang tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện các nội dung như: Hướng dẫn áp dụng các tiêu chuẩn Việt Nam cho các biên bản, nhất là nghiệm thu vật liệu đầu vào giải quyết phần nào sự bất đồng giữa trong thực tế các CĐT, TVGS, nhà thầu về áp dụng tiêu chuẩn nào, lấy bao nhiêu mẫu, quy trình lấy mẫu, thí nghiệm theo tiêu chuẩn nào, loại nào cần CO, CQ… Góp phần đẩy nhanh tiến độ thực hiện và hoàn thành các dự án đầu tư XDCT, giải quyết tốt công đoạn kết thúc xây dựng đưa dự án vào vận hành: khép được hồ sơ hoàn thành công trình, nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán công trình…

Giới thiệu phần mềm và thực hành tại sheet Thông tin của phần mềm QLCL GXD

Mục lục hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý chất lượng công trình GXD