Archive

Monthly Archives: January 2015

12. Thành phần tham gia ký biên bản nghiệm thu công việc

Câu hỏi: Tại sao trong biên bản nghiệm thu lại có Chủ đầu tư + Đơn vị Tư vấn giám sát ký. Nếu Chủ đầu tư trực tiếp giám sát thì chỉ có CĐT ký, hoặc CĐT thuê TVGS thì TVGS ký. Nếu như CĐT có đủ năng lực để ký vào biên bản đó thì cần gì thuê TVGS nữa? Và không lẽ CĐT ký hết số biên bản đó sao?

Trả lời:

Vẫn là vấn đề thành phần tham gia nghiệm thu. Theo Nghị định số 15/2013/NĐ-CP hoặc Thông tư số 10/2013/TT-BXD chỉ nêu biên bản nghiệm thu cần 2 thành phần là Tư vấn và Nhà thầu. Một số biểu mẫu biên bản vẫn để có CĐT tham gia. Đối với công trình cụ thể của bạn, sử dụng biểu mẫu không có thành phần CĐT thì có thể chọn lại thành phần ký biên bản hoặc xóa bỏ nội dung này khỏi biểu mẫu.

Bạn xem video dưới và xem thêm bài Quản lý thành phần tham gia nghiệm thu, xử lý khi có sự thay đổi nhân sự

Bạn xem thêm Bài tập 3: Thêm bớt thành phần ký biên bản tại mục Thực hành bài tập với phần mềm. Tham khảo video về cách thêm thành phần ký biên bản, trường hợp bớt đi bạn làm ngược lại hoặc đơn giản là ẩn các dòng đi.

11. Thành phần ký trong Phiếu yêu cầu nghiệm thu

Câu hỏi: Có khi đơn vị thi công nghiệm thu nội bộ xong thì yêu cầu đơn vị giám sát hoặc chủ đầu từ nghiệm thu công việc, tại sao phiếu yêu cầu nghiệm thu lại có đơn vị TVGS ký được ?

Trả lời:

Trong thực tế có nhiều mẫu khác nhau, có mẫu chỉ có tên nhà thầu, có mẫu yêu cầu có ghi TVGS ký nhận khi nhận được phiếu yêu cầu. Biểu mẫu của bạn không có thì bạn chủ động điều chỉnh hoặc xóa nội dung đó hoặc chỉnh lại mẫu template của phần mềm. Bạn có thể tùy biến biểu mẫu của phần mềm cho phù hợp với nhu cầu của mình. Chỉnh 1 lần và sử dụng lại nhiều lần.

Bạn xem video dưới và xem thêm bài Quản lý thành phần tham gia nghiệm thu, xử lý khi có sự thay đổi nhân sự

Bạn xem thêm Bài tập 3: Thêm bớt thành phần ký biên bản tại mục Thực hành bài tập với phần mềm.

10. Chức danh ở phần Ký biên bản

Câu hỏi: Ở mục thành phần, có thể ghi rõ chức danh người ký biên bản, để người sử dụng nhập không bị nhầm? Ví dụ: Mình ghi luôn người nào là Chỉ huy trưởng, người nào là kỹ thuật…

Trả lời:

Chức danh và tên người ký biên bản được quản lý tự động. Chỉ liệt kê một lần và khai báo người ký một lần. Cách thực hiện: Xem hướng dẫn tại Chương 3 mục I.1

9. Vị trí thi công ghi trong biên bản nghiệm thu

Câu hỏi: Trong biên bản nghiệm thu nội bộ, vị trí thi công nghĩa là sao? Tại mục công trình trong biên bản, sao nội dung không ghi rõ là đang ở công trình nào luôn vì có thể chiếu từ bảng thông tin qua mà?

Trả lời:

– Vị trí thi công: Là vị trí mà công việc thực hiện. Cấu kiện nghiệm thu có thể trùng tên. Nhưng vị trí phải được xác định, bạn có thể ghi luôn vị trí cùng tên đối tượng nghiệm thu hoặc tách riêng ra.

Ví dụ: Nghiệm thu (cốt thép, ván khuôn hoặc bê tông) cột thì vị trí thi công là Trục X1/Y1; X1/Y2,…

Với tường thì có thể vị trí là tường thuộc căn hộ số bao nhiêu tầng mấy, cũng có thể tường trên một trục hoặc tường trong một khu vực.

Với dầm sàn thì vị trí sẽ là khu vực: Tầng 1 trục X1~X5/Y2~Y8.

– Tại công trình: Phần mềm có thể tùy biến biểu mẫu cho phù hợp với từng cá nhân, công trình, yêu cầu quản lý của CĐT, TVGS và nhà thầu. Bạn hoàn toàn có thể nhập công thức link nội dung của mục công trình đơn giản như bạn đề cập.

8. Các tính năng phân loại hồ sơ theo loại công việc, theo đợt thanh toán, theo phân khu (zone, tầng, hạng mục,…) và theo dõi tình trạng ký hồ sơ

Câu hỏi: Vì có những hồ sơ làm ra nhưng chưa được ký ngay do thiếu sót hay vướng mắc, các hồ sơ mới vẫn làm, hồ sơ tồn đọng cần được quản lý. Phần mềm chưa có tính năng phân loại hồ sơ theo loại công việc, theo đợt thanh toán, theo phân khu và theo dõi tình trạng ký hồ sơ?

Trả lời:

Phiên bản này chưa tự động xử lý toàn bộ các vấn đề nêu trên, chúng tôi đã đặt sẵn các nút Filter ở các bảng danh mục. Bạn có thể sử dụng chức năng Filter của Excel để lọc dữ liệu (điều này cần biết về AutoFilter của Excel và một chút khéo léo). Hy vọng phiên bản sau chúng tôi có thể bổ sung vào phần mềm vấn đề bạn đề cập ở trên một cách toàn diện hơn. Cùng với việc xuất và phân loại hồ sơ, tính năng in hồ sơ cũng sẽ nâng cấp theo phân loại hồ sơ để đáp ứng yêu cầu này.

7. Về chỉnh sửa template

Câu hỏi: Em làm theo hướng dẫn sử dụng, vào thư mục C:\QLCL GXD\Temp rồi kích chuột phải vào file QLCL Congtrinh.xltm để mở ra chỉnh sửa. Nhưng khi kích vào danh mục nghiệm thu thì bị như trong hình dưới. Nếu em kích chuột trực tiếp vào icon thì không gặp tình trạng này. Em nên xử lý thế nào?

 10Hình 5.2 – Sự cố chỉnh sửa hồ sơ mẫu

Trả lời: Bạn kích vào Options/Trurst Center/Trurst Center Settings/Macro settings rồi chọn Enable all marcos, thử lại xem có hết lỗi không nhé.

6. Tình huống viết “hồi ký”, khớp hồ sơ

Câu hỏi: Trường hợp gặp phải mấy công trình phải chạy tiến độ thì toàn thi công đi trước, hồ sơ theo sau. Công trình xong rồi thì quay trở lại viết “hồi ký”, khớp hồ sơ, anh/em vẫn phải “ăn hành”. Phần mềm QLCL GXD có giúp được gì không?

Trả lời:

Theo quy định của pháp luật hiện hành không được viết hồi ký. Nếu do tiến độ công việc gấp, chưa thu xếp để ghi nhật ký công việc ra sổ nhật ký, bạn có thể lưu trữ số liệu vào trong file hồ sơ phần mềm (ghi dữ liệu nhật ký vào trong phần mềm). Khi bố trí được thời gian bạn có thể sử dụng lệnh này để xuất các số liệu và ghi nhật ký ra sổ. Phần mềm hỗ trợ chức năng xuất các dữ liệu ghi nhật ký.

Trước khi xuất dữ liệu ký yêu cầu người dùng phải xuất ra Danh mục hồ sơ trước như đã hướng dẫn ở mục Xuất các danh mục hồ sơ. Khi khớp hồ sơ người viết Nhật ký thi công thao tác ở sheet ND nhật ký, tại đây khi muốn viết nhật ký cho ngày nào thì bấm nút Spin hoặc gõ ngày vào để hiển thị nội dung.

 9

Hình 5.1 – Nội dung nhật ký

Sau khi nhập ngày xong, phần mềm sẽ tự động cập nhật nội dung về công việc thi công cũng như các công tác nghiệm thu diễn ra trong ngày.

5. Làm thế nào để sử dụng phần mềm QLCL GXD hiệu quả?

Câu hỏi: Tôi là quản lý của một đơn vị, nhiều khi làm quản lý xong lại phải vất vả đi hướng dẫn mấy anh em kỹ thuật, đặc biệt là cán bộ mới về công việc lập hồ sơ chất lượng. Công việc này cũng mất thời gian lắm. Bạn nào tiếp thu nhanh còn đỡchứ không thì mất thời gian, tiền in ấn, công sức chỉnh sửa và mệt nữa lắm. Có cách nào sử dụng phần mềm này hiệu quả không?

Trả lời:

–       Bạn hãy giao cho nhân viên in Hướng dẫn sử dụng này, nghiên cứu kỹ và thực hành theo, sử dụng sáng tạo chứ đừng cứng nhắc. Đây coi như là tài liệu giảng dạy, huấn luyện những người mới, các kỹ sư trẻ. Với phần mềm và hướng dẫn sử dụng, việc huấn luyện đã nhàn, chuẩn và hiệu quả hơn rất nhiều.

–       Tại Công ty Giá Xây Dựng có tổ chức lớp Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ chất lượng, nghiệm thu và hồ sơ hoàn thành công trình. Bạn có thể cho nhân viên tham gia các lớp học đó, các bạn sẽ có nền tảng cơ bản rồi khi được giao việc.

–       Bên cạnh anh/em kỹ sư Công ty Giá Xây Dựng sẽ cập nhật thường xuyên đồng thời với việc nâng cấp phần mềm ngày càng tốt hơn. Tài liệu hướng dẫn đưa cho các bạn mới đọc và phần mềm. Sếp sẽ đỡ vất vả hẳn, công việc sẽ hiệu quả hơn.

4. Quản lý đồng thời hồ sơ chất lượng nhiều công trình

Câu hỏi: Phần mềm có thể quản lý đồng thời hồ sơ chất lượng nhiều công trình cùng lúc không?

Trả lời: Bạn có thể quản lý hồ sơ chất lượng của bao nhiêu công trình tùy ý. Đơn giản và nhẹ nhàng hơn nhiều. Phần mềm QLCL GXD quản lý gọn hồ sơ chất lượng một công trình vào trong 1 file. Khác hẳn với cách trước nay vẫn làm không có phần mềm, người ta phải có rất nhiều file Word và Excel cho 1 bộ hồ sơ công trình. Với phần mềm QLCL GXD cứ mở 1 file mới rồi lưu vào ổ cứng thì sẽ quản lý hồ sơ chất lượng, hồ sơ nghiệm thu của 1 công trình. Bạn có thể tạo ra không giới hạn số file.

Sau này khi làm nhiều công trình giống nhau, bạn có thể copy 1 file hồ sơ với số liệu của 1công trình tương tự để chỉnh sửa hoặc làm bộ hồ sơ mẫu cho công trình. Điều này đem lại hiệu quả cao về chất lượng công việc, hồ sơ và giảm nhân lực làm công việc này.

1 2 3 4