Lập và quản lý hồ sơ chất lượng, hồ sơ nghiệm thu bằng phần mềm QLCL GXD

Vừa qua công tác quản lý chất lượng công trình nói chung và công việc lập và quản lý hệ thống biên bản nghiệm thu nói riêng có thể nói là “rất nhiều vấn đề”. Cán bộ lập và quản lý hồ sơ chất lượng, hồ sơ nghiệm thu chưa có công cụ chuyên nghiệp, đa phần là tự chế. Có thể có các loại như sau:

(1) Một số người dùng Word, mỗi biên bản 1 file hoặc 1 trang. Cách này nghĩ đến hàng nghìn biên bản đã tưởng tượng ra 1 “bãi rác” file hồ sơ. Khi cần tìm 1 file biên bản nào đó thì “chết luôn”. Cách này thường đi đến bế tắc ở cuối công trình khi không thể “hồi tố” được các thông tin để hoàn thiện hồ sơ hoàn thành công trình.
(2) Nhiều đồng nghiệp dùng bảng tính Excel. Công ty Giá Xây Dựng đã từng công bố 1 số bảng tính Excel mẫu các biên bản trên diễn đàn giaxaydung.vn.

Cách trình bày biên bản trên Excel trình bày biên bản không tiện như Word. Nhưng có những ưu điểm riêng là thế mạnh của Excel. Một số đồng nghiệp đã cải tiến, tự động hóa hơn khâu lưu trữ số liệu và mẫu biên bản nhờ các tính năng sẵn có trong Excel.

(3) Kết hợp Word, Excel bằng chức năng Mailings. Trong đó Excel được dùng để lưu thông tin dữ liệu, còn Word trình bày các biên bản nghiệm thu. Cách này có nhiều người dùng, giải quyết công việc tốt hơn 2 cách trên và làm hồ sơ cũng tương đối nhanh, có thể chạy các biên bản cùng lúc. Ngoài ra khi cần có thể làm “hồi ký” hợp lý hóa hồ sơ cũng tốt, chỉ cần nhìn vào danh mục công việc là có thể viết được nhật ký thi công. Nhưng cũng có nhiều nhược điểm như sau:
  • Khó hiểu nên nhiều người dù được hướng dẫn chi tiết mà vẫn không làm được. Khi làm thì copy, cắt, dán thủ công phải rất nhiều thao tác để làm các biên bản nghiệm thu. Số lượng file hồ sơ cũng rất lớn, công việc phải tiến hành trên nhiều file. Nhìn vào danh mục hồ sơ thấy rất rối, khó quản lý, rất dễ nhầm lẫn. Thao tác thủ công nhiều dẫn đến tiêu hao nhiều công sức, thời gian của các kỹ sư làm hồ sơ chất lượng, nghiệm thu, thanh toán, ghi nhật ký, báo cáo ngày.
  • Không tra tự động được tiêu chuẩn, quy trình thi công cho công việc.
  • Với các công việc sử dụng số lượng tiêu chuẩn, quy trình khác nhau, chẳng hạn công việc A dùng 1 tiêu chuẩn, công việc B phải viện dẫn 3 tiêu chuẩn … thì việc copy, cắt, dán co kéo biên bản sẽ rất vất vả.
  • Xử lý việc trình bày các căn cứ nghiệm thu vào biểu mẫu biên bản nghiệm thu mất rất nhiều thời gian. Nếu có thêm phụ lục hợp đồng thì việc trình bày thêm căn cứ số phụ lục hợp đồng cũng phải cắt dán rất mệt và tỉ mỉ.
  • Không kiểm soát được khối lượng vật tư nhập về là bao nhiêu (khi cần thông tin phải đi hỏi xin số liệu từ kế toán vật tư).
  • Khi thay đổi cán bộ ký biên bản hoặc thay đổi chức vụ sẽ phải làm lại ra 1 file khác, tăng số lượng file, tăng thao tác quản lý, tăng khả năng nhầm lẫn.
  • Phải nhiều người cùng làm mới hoàn thành được hồ sơ hoàn thành công trình.
  • Người mới bắt đầu phải đào tạo nhiều mới làm được.
(4) Phần mềm QLCL GXD, kèm theo hướng dẫn sử dụng, kênh video, giáo trình và chương trình đào tạo được nghiên cứu phát triển, biên soạn bài bản và có hệ thống nhằm giải quyết các khó khăn nêu trên.

Phần mềm QLCL GXD cũng đưa ra định hướng áp dụng các tiêu chuẩn Việt Nam cho các biên bản, nhất là nghiệm thu vật liệu đầu vào hạn chế sự bất đồng giữa CĐT, TVGS, nhà thầu về: áp dụng tiêu chuẩn nào, lấy bao nhiêu mẫu, quy trình lấy mẫu, thí nghiệm theo tiêu chuẩn nào, loại nào cần CO, CQ… Góp phần đẩy nhanh tiến độ thực hiện và hoàn thành các dự án đầu tư XDCT, giải quyết tốt công đoạn kết thúc xây dựng đưa dự án vào vận hành: khép được hồ sơ hoàn thành công trình, nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán công trình…

Danh sách video hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm QLCL GXD:

https://www.youtube.com/user/hosochatluong/videos

TỔ CHỨC GIÁO DỤC GXD
Số 124A, Nguyễn Ngọc Nại, Khương Mai, Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại: Ms Thu An 0974 889; Ms Thanh Mai 0974 144 726
Email: daotao@giaxaydung.com 
Web: giaxaydung.vn; gxd.vn; gxd.edu.vn; giaxaydung.edu.vn