Archive

Category Archives for "Hướng dẫn sử dụng QLCL GXD"

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý chất lượng công trình GXD

2. Phần mềm QLCL GXD chạy trên Windows và Office 64 bit – Hướng dẫn sử dụng phần mềm QLCL GXD

Câu hỏi: Phần mềm chạy trên những bản Win và Office nào? Tôi dùng Win8 64bit và Office 2013 64bit có được không?

Trả lời:

Phiên bản QLCL GXD lần này chạy trên tất cả các Win XP, Win7, Win8, Win8.1 dù 32bit hay 64bit. Chỉ mới hỗ trợ Office 32bit các phiên bản 2007, 2010, 2013. Phiên bản tôi chúng tôi sẽ nỗ lực cho ra bản chạy trên Office 64bit.

Mucluc

1. Phần mềm có chạy trên Excel 2003 được không – Hướng dẫn sử dụng phần mềm QLCL GXD

Câu hỏi: Phần mềm QLCL GXD có chạy trên Excel 2003 được không? Tôi dùng Excel 2003 thấy nhiều chỗ không như trong hướng dẫn?

Trả lời:

Phần mềm được thiết kế chạy trên Excel 2007, 2010, 2013 trở lên. Các hướng dẫn sử dụng cũng chụp hình minh họa trên Excel 2010. Chạy trên Excel 2003 sẽ không phát huy được các tính năng của phần mềm. Do đó chúng tôi không khuyến cáo bạn sử dụng phần mềm trên Excel 2003.

Mucluc

2. Bài tập 2: Lập hồ sơ nghiệm thu các công việc – Hướng dẫn sử dụng phần mềm QLCL GXD

1.1.  Đề bài:

–     Ngày 12/05/2014: Gia công và lắp đặt xong cốt thép cột C1 trục X1/Y1; X2/Y1; X3/Y1.

–     Ngày 13/05/2014: Gia công và lắp đặt ván khuôn cột C1 trục X1/Y1; X2/Y1; X3/Y1.

–     Ngày 14/05/2014: Đổ  bê tông cột C1 trục X1/Y1; X2/Y1; X3/Y1.

–     Ngày 17/05/2014: Gia công và lắp dựng xong ván khuôn dầm sàn tầng 2.

–     Hãy lập hồ sơ nghiệm thu các công việc trên, sử dụng phần mềm QLCL GXD.

1.2.  Bài giải:

  • Bước 1: Mở phần mềm Quản lý chất lượng công trình GXD

Kích đúp vào biểu tượng phần mềm trên màn hình desktop.

 

 

Hình 3.13 – Khởi động phần mềm

  • Bước 2: Khai báo thông tin cán bộ của các đơn vị trong dự án

 

Hình 3.14 – Khai báo thông tin cán bộ của các đơn vị trong dự án.

Điền các thông tin cơ bản như tên Dự án, công trình, hạng mục, gói thầu, hợp đồng số, địa điểm xây dựng, tỉnh/thành phố.

Thông tin cán bộ của các đơn vị thực hiện dự án được thể hiện trong sheet thông tin, ở sheet này bạn sẽ khai báo các cán bộ, chức vụ của các đơn vị thực hiện dự án như Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát, Quản lý dự án, Đơn vị thi công, Đơn vị thí nghiệm….

Trường hợp mở phần mềm lên không tìm thấy sheet thông tin, chúng ta kích chuột phải click dòng unhide để chọn sheet thông tin hiện lên trên thanh công cụ.

  • Bước 3: Khai báo thông tin chức vụ những cán bộ tham gia ký hồ sơ

Một bộ hồ sơ có rất nhiều biên bản, từ biên bản lấy mẫu đến biên bản nghiệm thu và các thành phần tham gia ký các biên bản này là khác nhau. Và trong thời gian thi công công trình xây dựng thường hay thay đổi các cán bộ vì nhiều lý do. Nắm bắt được khó khăn đó phần mềm Quản lý chất lượng công trình (viết tắt là QLCL GXD), đã đưa ra sheet ký hồ sơ, tại sheet này bạn sẽ giải quyết được vấn đề thay đổi cán bộ ký hồ  sơ một cách dễ dàng.

 hình 3.15

Hình 3.15 – Khai báo các cán bộ tham gia ký các biên bản

Trong công tác làm hồ sơ chất lượng có hai loại biên bản chính, chiếm nhiều thời gian và làm việc hàng ngày với hai loại biên bản này. Trong đề bài là nghiệm thu công việc, vậy làm các biên bản nghiệm thu công việc ta sẽ làm như thế nào?

  • Bước 4: Điền nội dung công việc,  ngày, giờ nghiệm thu

 

Hình 3.16 – Điền nội dung công việc, ngày giớ nghiệm thu.

Theo điều 20 thuộc Thông tư 10/2013/TT-BXD ngày 25 tháng 7 năm 2013 có quy định, sau khi nghiệm thu công việc trước mới được phép thi công công việc tiếp theo.

  1. Điền nội dung công việc cần nghiệm thu hay nói cách khác là đối tượng nghiệm thu. Lưu ý cột mã HSNT đánh số theo thứ tự tăng dần, sau khi đánh xong nhìn sang bên phải các cột ngày, giờ nghiệm thu hiện lên ngày, giờ nghiệm thu mặc định lúc này phần mềm mới nhận nội dung công việc mà bạn vừa nhập vào. Nhiều trường hợp sử dụng phương pháp kéo Excel cần kiểm tra lại xem phần mềm đã nhận lệnh chưa?
  2.  Đi kèm với các công việc sẽ có hệ thống Quy chuẩn, tiêu chuẩn cho quy trình thi công cũng như làm căn cứ nghiệm thu. Trong cột tiêu chuẩn có thể tự viết hoặc có thể chọn những tiêu chuẩn có sẵn trong phần mềm bằng cách click chuột phải và chọn các tiêu chuẩn cho phù hợp với nội dung công việc. Tương tự như thế ta thao tác với cột chọn ngày nghiệm thu. Cột giờ nghiệm thu đang mặc định nhập 00h00-00h00, khi làm hồ sơ bạn sẽ tự nhập ngày tháng cụ thể sao cho phù hợp.
  3.  Mỗi một công việc xây dựng được nghiệm thu cần phải có ba biên bản chính đó là: Nghiệm thu nội bộ, Phiếu yêu cầu nghiệm thu, Nghiệm thu công việc xây dựng. Khi cần đến biên bản nào bạn click vào ô tương ứng ghi trong bảng trên.

Với cột mã công việc để tiện dụng cho việc quản lý hồ sơ được tốt hơn, bạn cũng có thể chọn các mã công việc tương ứng bằng cách click chuột phải và chọn mã công việc tương ứng, bạn có thể thêm mã công việc và đặt các mã theo ý muốn của mình, vấn đề này cho thấy phần mềm rất tiện lợi và linh hoạt.

  • Bước 5: Chạy lệnh các biên bản nghiệm thu theo danh mục hồ sơ đã được điền trước đó.

 

Hình 3.17 – Chạy lệnh xuất các danh mục hồ sơ

Sau khi chạy lệnh xuất các danh mục hồ sơ ta được:

Hình 3.18 – Danh mục hồ sơ nghiệm thu

Để trở về danh mục nghiệm thu công việc click vào dòng Danh mục nghiệm thu công việc. Sau khi trở về danh mục hồ sơ công việc để đi đến các biên bản chi tiết ta click vào các lối tắt ở góc phải:

 

Hình 3.19 – Di chuyển vào biên bản nghiệm thu chi tiết

Nghiệm thu nội bộ:

 

Hình 3.20 – Nghiệm thu nội bộ công việc xây dựng

Bên phải có biểu tượng mũi tên lên xuống đây chính là số biên bản, bạn có thể click lên hoặc xuống đối với các biên bản liền nhau, đối với biên bản cách xa nhau để tìm nhanh có thể nhập luôn số biên bản vào ô bên cạnh. Tương tự như thế đối với Phiếu yêu cầu nghiệm thu, Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng.

Hình 3.21 – Phiếu yêu cầu nghiệm thu công việc xây dựng

 

Hình 3.22 – Nghiệm thu công việc xây dựng

Tới bước này về cơ bản đã xong công tác nghiệm thu cho một đầu công việc, những đầu công việc khác ta làm tương tự, sau đó chỉnh sửa in ấn rồi đi xin chữ ký.

Lưu ý: Bạn có thể thay đổi biểu mẫu nghiệm thu tùy ý theo như mẫu đã được tư vấn giám sát và chủ đầu tư duyệt, có thể chèn dòng, thêm cột, nhưng tuyệt đối không được copy và đè lên những font chữ màu xanh trên biên bản mẫu của phần mềm.

Mucluc

1. Bài tập 1: Lập hồ sơ nghiệm thu vật liệu – Hướng dẫn sử dụng phần mềm QLCL GXD

1.1.  Đề bài:

–     Ngày 10/05/2014: Nhập thép Hòa Phát:

+ Số lô: 183

+  Thép D8: 2 cuộn (2×880 kg) thép CII.

+  Thép D10: 500 cây (3608 kg) thép CIII.

+  Thép D18: 220 cây (5616 kg) thép CIII.

–     Ngày 11/05/2014: Nhập xi măng Hoàng Thạch:

+  Xi măng PC40: 15 tấn.

–     Ngày 12/05/2014: Gạch xây:

+  Gạch chỉ đặc: 20.000 viên, gạch mác 75.

–     Ngày 14/05/2014: Cát vàng sông Lô:

+  Cát vàng : 20 m3.

–     Ngày 15/05/2014: Nhập thép Hòa:

+ Số lô: 189

+  Thép D8: 1 cuộn (1×880 kg) thép CII.

+  Thép D16: 100 cây (1849 kg) Thép CIII.

+  Thép D18: 120 cây (3468 kg) Thép CIII.

Sử dụng phần mềm QLCL GXD hãy lập hồ sơ nghiệm thu các vật liệu với các thông tin như trên. Xuất bảng tổng hợp vật liệu nhập về, cho biết lượng thép D18 nhập về từ ngày 10/05/2014 đến ngày 15/05/2014 là bao nhiêu tấn?

1.2.  Bài giải:

  • Bước 1: Mở phần mềm Quản Lý Chất Lượng Công Trình

Kích đúp vào biểu tượng phần mềm trên màn hình desktop.

 

Hình 3.1 – Khởi động phần mềm

  • Bước 2: Khai báo thông tin cán bộ của các đơn vị trong dự án

 

Hình 3.2 – Khai báo thông tin cán bộ của các đơn vị trong dự án.

Trong sheet Thông tin ta điền các thông tin như tên Dự án, công trình, hạng mục, gói thầu, hợp đồng số, địa điểm xây dựng, tỉnh/thành phố. và khai báo thông tin các cán bộ, chức vụ của các đơn vị thực hiện dự án như Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát, Quản lý dự án, Đơn vị thi công, Đơn vị thí nghiệm

Trường hợp mở phần mềm lên không tìm thấy sheet thông tin, chúng ta kích chuột phải vào tên sheet bất kỳ, chọn Unhide và tìm sheet thông tin để hiện lên.

  • Bước 3: Khai báo thông tin chức vụ những cán bộ tham gia ký hồ sơ

Một bộ hồ sơ có rất nhiều biên bản, từ biên bản lấy mẫu đến biên bản nghiệm thu và các thành phần tham gia ký các biên bản này là khác nhau. Trong thời gian thi công, công trình xây dựng thường hay thay đổi cán bộ kỹ thuật vì nhiều lý do. Để giải quyết khó khăn đó phần mềm Quản lý chất lượng công trình (viết tắt là QLCL GXD), đã đưa ra sheet Ký biên bản, tại sheet này bạn sẽ giải quyết được vấn đề thay đổi cán bộ ký hồ  sơ một cách dễ dàng.

 

Hình 3.3 – Khai báo các cán bộ tham gia ký các biên bản

Trong công tác làm hồ sơ chất lượng có hai loại biên bản chính, chiếm nhiều thời gian và phải làm việc với hai loại biên bản này hàng ngày. Đó là biên bản nghiệm thu vật liệu và biên bản nghiệm thu công việc. Trong đề bài là nghiệm thu vật liệu, vậy làm các biên bản nghiệm thu vật liệu ta sẽ làm như thế nào?

  • Bước 4: Điền nội dung ngày, giờ lấy mẫu, nghiệm thu vật liệu

Đây là nội dung quan trọng nhất của bài tập này cũng như thực tế công trường. Ta nhập các thông tin đề bài cho vào sheet Danh muc NT vat lieu như hình sau:

 

Hình 3.4 – Điền nội dung công việc, ngày giờ nghiệm thu

Theo Điều 17 Thông tư số 10/2013/TT-BXD ngày 25/7/2013 có quy định, vật liệu trước khi đưa vào công trình phải được nghiệm thu trước khi đưa vào thi công. Nên công việc nhập các thông tin về vật liệu nghiệm thu kèm theo quy trình, tiêu chuẩn, ngày, giờ… là rất quan trọng. Thông tin này cũng được lưu trữ lâu dài theo quá trình hình thành và vận hành công trình sau này, cũng để phục vụ các công tác thanh quyết toán, kiểm toán, thanh tra…

Thực hiện điền thông tin như sau:

  1. Cột số thứ tự sẽ được phần mềm tự động đánh khi các bạn nhập ở cột Mã HSNT
  2. 2.   Cột Mã VL khi nhập các vật liệu về công trường để tiện cho việc quản lý hồ sơ sau này các bạn hãy tự nhập tên vật liệu được nhập về.
  3. Nhập mã Hồ sơ nghiệm thu, trong cột Mã HSNT đánh số theo thứ tự tăng dần, sau khi xong, nhìn sang các cột từ 5-14 xem đã hiện lên ngày, giờ nhập kho, lấy mẫu và nghiệm thu vật liệu xem phần mềm đã nhận lệnh chưa. Điền tên vật liệu cần nghiệm thu (hay nói cách khác là đối tượng nghiệm thu) vào cột Nội dung công việc. Lưu ý trong việc nhập các nội dung trong cột Nội dung công việc, dòng ngang với Mã HSNT các bạn nhập tên vật liệu cần nghiệm thu. Dòng dưới các bạn click chuột phải để nhập quy cách lấy mẫu thí nghiệm cho vật liệu đó, một số trường hợp nhập cả tên vật liệu lẫn quy cách lấy mẫu tại cùng một dòng sau khi xuất danh mục vật liệu phần mềm sẽ không xuất ra được. Lệnh này sẽ được hướng dẫn chi tiết ở cuối bài.
  4. Đi kèm với các vật liệu sẽ có chứng chỉ xuất xưởng, phiếu xuất, nhập kho, kết quả thí nghiệm cùng hệ thống Quy chuẩn, tiêu chuẩn cho quy trình lấy mẫu thí nghiệm cũng như làm căn cứ nghiệm thu. Trong cột Tiêu chuẩn có thể tự gõ tên hoặc tra những tiêu chuẩn có trong cơ sở dữ liệu phần mềm bằng cách kích chuột phải và chọn các tiêu chuẩn cho phù hợp với nội dung công việc. Tương tự ta thao tác với cột chọn ngày nghiệm thu. Cột giờ nghiệm thu đang mặc định nhập 00h00-00h00, khi làm hồ sơ bạn sẽ tự nhập ngày tháng cụ thể sao cho phù hợp.
  5.  Mỗi một vật liệu được nghiệm thu cần phải có bốn biên bản chính đó là: Lấy mẫu thí nghiệm, Nghiệm thu nội bộ vật liệu, thiết bị, sản phẩm chế tạo sẵn trước khi đưa vào sử dụng, Phiếu yêu cầu nghiệm thu, Nghiệm thu vật liệu, thiết bị, sản phẩm chế tạo sẵn trước khi đưa vào sử dụng. Khi cần đến biên bản nào ta kích vào nút tương ứng phía góc phải.

 

Hình 3.5 – Vào các biên bản nghiệm thu chi tiết

Với cột số phiếu nhập kho, để tiện dụng cho việc quản lý hồ sơ được tốt hơn, bạn cũng có thể đánh mã phiếu nhập kho tương ứng .

Sau khi vào các biên bản nghiệm thu chi tiết ta sẽ được:

–     Biên bản lấy mẫu vật liệu tại hiện trường:

 

Hình 3.6 – Biên bản lấy mẫu vật liệu

–     Biên bản nghiệm thu nội bộ vật liệu:

 

Hình 3.7 – Biên bản nghiệm thu nội bộ vật liệu

–     Phiếu yêu cầu nghiệm thu:

 

Hình 3.8 – Phiếu yêu cầu nghiệm thu

–     Biên bản nghiệm thu vật liệu:

 

Hình 3.9 – Biên bản nghiệm thu vật liệu

Để trở về sheet Danh muc NT Vat lieu ta kích vào ô biểu tượng bên phải như hình trên.

Ở phía bên phải có biểu tượng con chạy có mũi tên lên, xuống. Ta có thể kích mũi tên lên hoặc xuống để thay đổi số và nội dung tương ứng của biên bản. Mỗi lần kích sẽ chuyển sang nội dung một biên bản liền (dòng) nhau trong danh mục vật liệu. Đối với các biên bản cách xa nhau trong bảng danh mục vật liệu, ta có thể nhập luôn số biên bản vào ô bên cạnh (ví dụ trong hình là số 1). Tương tự đối với Phiếu yêu cầu nghiệm thu, Biên bản nghiệm thu vật liệu, thiết bị, sản phẩm chế tạo sẵn trước khi đưa vào sử dụng.

  • Bước 5: Chạy lệnh các biên bản nghiệm thu theo danh mục hồ sơ đã được điền trước đó

Để tiện lợi cho ta quản lý được vật liệu đầu vào phần mềm đã cung cấp cho ta lệnh Xuất bảng vật liệu. Rất tiện lợi cho công tác quản lý vật liệu nhập về công trường và có thể dùng để làm báo cáo trong các cuộc họp nội bộ cũng như trình cấp trên sử dụng để họp các bên liên quan.

 

Hình 3.10 – Bảng tổng hợp vật liệu nhập về công trường

Nếu bạn muốn biết khối lượng của một vật liệu nhập về ta có thể dùng chức năng rất hay của Excel là chọn Data=> Filter để chọn vật liệu ta cần tính khối lượng. Như hình dưới, bạn kích vào nút nhỏ ở tiêu đề cột Diễn giải (cột F) và chọn thép D18, bạn có khối lượng là 9084 kg.

 

Hình 3.11 – Khối lượng thép D18 nhập về đến ngày 15/5/2014

Một tiện ích rất hữu dụng của phần mềm dùng để quản lý hồ sơ một cách tổng quát, khi chạy tiện ích này xong phần mềm sẽ đưa ra một bảng Danh mục hồ sơ nghiệm thu. Nhìn vào bảng này ta sẽ có một cái nhìn bao quát về tình trạng làm hồ sơ chất lượng công trình.

 

Hình 3.12 – Danh mục hồ sơ nghiệm thu

Tới bước này về cơ bản đã xong công tác nội dung biên bản nghiệm thu cho một vật liệu, những vật liệu khác bạn làm tương tự. Sau đó căn chỉnh, xem lại trước khi in, rồi in ra và đi xin chữ ký.

Lưu ý: Bạn có thể biến đổi, chỉnh sửa biểu mẫu nghiệm thu tùy ý theo như mẫu đã được tư vấn giám sát và chủ đầu tư duyệt, có thể chèn dòng, thêm cột, nhưng tuyệt đối không được copy và đè lên nội dung những ô chữ màu xanh trên biên bản mẫu của phần mềm.

Mucluc

1 14 15 16