Archive

Category Archives for "Hỏi đáp phần mềm QLCL"

Lưu file hồ sơ nghiệm thu dạng .xlsx sẽ bị báo lỗi

Trong hướng dẫn sử dụng đã lưu ý bạn khi sử dụng phần mềm QLCL GXD không lưu file dạng .xlsx sẽ hỏng file. Chỉ lưu file dạng .xls hoặc .xlsm. Nhưng chắc nhiều đồng nghiệp không để ý nội dung này. Xin nhắc lại để các bạn chú ý.

Nếu lưu file dạng .xlsx các macro của phần mềm sẽ bị Excel xóa đi, bạn sẽ gặp lỗi dạng như sau:
Cannot run the macro “Ten file.xlsx!To_0DanhmucHSHT”. The macro may not be available in this workbook or all macros may be disabled.

Lưu file dạng .xlsx sẽ bị báo lỗi

Báo lỗi Cannot run the macro “Ten file.xlsx!To_0DanhmucHSHT”. The macro may not be available in this workbook or all macros may be disabled.

29. Muốn áp dụng một hồ sơ nghiệm thu cho toàn bộ biện bản – Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý chất lượng GXD

Câu hỏi: Tôi dùng nút spin để áp dụng một bản ghi cho toàn bộ các biên bản cùng một bộ nhưng không được, nên xử lý thế nào?

Trả lời:

Nút spin ở từng biên bản chỉ tác dụng cho chính sheet biên bản đó. Nếu muốn áp dụng một hồ sơ nghiệm thu cho toàn bộ các biên bản cùng loại, sử dụng chức năng Load biên bản từ danh mục (lệnh cuối cùng trong menu chuột phải, thao tác ở sheet Danh muc, anh tham khảo trong file hướng dẫn).
Mucluc

30. Cơ chế co giãn dòng chứa tiêu chuẩn khi thay đổi bản ghi – Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý chất lượng GXD

Câu hỏi: Khi thay đổi các bản ghi biên bản nghiệm thu, giữa các biên bản có sự khác nhau về số lượng tiêu chuẩn, phần mềm có tự động co giãn biên bản?

Trả lời:

Các vấn đề về chọn nhiều tiêu chuẩn gây mất dòng hoặc mất định dạng chuẩn chiều cao dòng đã được xử lý từ phiên bản thứ 2.Khi thêm nhiều tiêu chuẩn thì chiều cao các dòng đã chỉnh sửa trong template vẫn giữ nguyên. Chuyển đổi qua lại giữa các bản ghi biên bản có lượng tiêu chuẩn khác nhau, phần mềm tự thay đổi chiều cao dòng phù hợp.
Mucluc

31. Tìm kiếm một biên bản hoặc thông tin trong hồ sơ – Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý chất lượng GXD

Câu hỏi: Tôi muốn tìm kiếm một biên bản nào đó thì làm thế nào?

Trả lời:

Excel có chức năng tìm kiếm rất mạnh. Muốn tìm kiếm một thông tin nào đó bạn bấm tổ hợp phím tắt Ctrl+F, hộp thoại Find and Replace hiện ra, bạn nhập nội dung muốn tìm kiếm vào hộp thoại Find what:31

Bạn bấm vào Options, bỏ Match entire cell contents:

+ Nếu chỉ tìm trong sheet hiện tại thì trong Within bạn chọn Sheet rồi bấm Find Next (nút Find All để tìm tất cả các bản ghi thỏa mãn):

31.1

 

+ Nếu muốn tìm trong tất cả các sheet của file hồ sơ, trong Within bạn chọn Workbook rồi bấm Find Next hoặc Find All:

31.2
Mucluc

27. Sửa file template xong, chạy phần mềm lên thì báo – Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý chất lượng GXD

Câu hỏi: Khi tôi sửa file template và chạy phần mềm lên thì phần mềm hiện lên như trong hình. Nội dung kiểm tra không thay đổi khi thay đổi số bản ghi (File ban đầu chưa sửa vẫn Ok).

27

Trả lời:

Gặp thông báo này là do bạn copy dữ liệu từ một file Excel khác sang template mới và vẫn còn links vào file cũ. Để khắc phục bạn sửa lại (bỏ phần đường dẫn file trong các links công thức copy sang).
Mucluc

1

2. Sơ lược về phần mềm QLCL GXD – Hướng dẫn sử dụng phần mềm QLCL GXD

Trong thực tế hiện nay, công tác quản lý chất lượng công trình nói chung và công việc Lập và quản lý hệ thống các biên bản nghiệm thu nói riêng có thể nói là rất “lôi thôi, bát nháo”. Cán bộ làm công tác lập và quản lý hồ sơ chất lượng, hồ sơ nghiệm thu chưa có công cụ chuyên nghiệp, đa phần là tự chế. Có thể phân loại ra như sau:

1. Một số người chỉ dùng Word, mỗi biên bản 1 file hoặc 1 trang. Cách này thì nghĩ đến hàng nghìn biên bản đã tưởng tượng ra 1 “bãi rác” file hồ sơ. Khi cần tìm lại 1 file biên bản nào đó thì “chết” luôn. Cách này thường đi đến bế tắc ở cuối công trình khi không thể “hồi tố” được các thông tin để hoàn thiện hồ sơ hoàn thành công trình.

2. Nhiều đồng nghiệp dùng bảng tính Excel liên hoàn. Công ty Cổ phần Giá Xây Dựng đã từng công bố 1 số version của bảng tính Excel liên hoàn trên diễn đàn, bạn có thể tải ở địa chỉ http://giaxaydung.vn/diendan/showthread.php?t=136209

Cách này trình bày biên bản trên Excel không tiện định dạng như dùng Word ở cách 1. Nhưng cũng có những ưu điểm riêng do sức mạnh nhân bản của Excel. Một số đồng nghiệp đã cải tiến, tự động hóa hơn khâu lưu trữ số liệu và mẫu biên bản nhờ các tính năng sẵn có trong Excel.

3. Kết hợp Word, Excel qua tính năng Merge Mail. Trong đó Excel được dùng để lưu dữ liệu, thông tin còn Word trình bày các biểu mẫu, biên bản nghiệm thu… Cách này được nhiều người dùng, giải quyết công việc tốt hơn 2 cách trên và làm hồ sơ cũng tương đối nhanh, có thể chạy các biên bản cùng lúc, dùng trong khi làm “hồi ký” cũng tốt chỉ cần nhìn vào danh mục công việc là có thể viết được nhật ký thi công. Nhưng có nhiều nhược điểm đối với công việc:

– Khá khó hiểu nên nhiều người dù được hướng dẫn nhiều mà vẫn chưa làm được.

– Khi làm theo cách này sẽ phải ngồi copy pate rất thủ công để làm danh mục hồ sơ nghiệm thu.

– Số lượng file hồ sơ cũng rất lớn, công việc phải tiến hành trên nhiều file. Nhìn vào list hồ sơ thấy rất rối, khó quản lý, rất dễ nhầm lẫn.

– Lượng thao tác thủ công copy, cắt, dán… rất nhiều dẫn đến tiêu hao nhiều công sức, thời gian của các kỹ sư đảm nhiệm công việc làm hồ sơ chất lượng, nghiệm thu, thanh toán.

– Không tra tự động được tiêu chuẩn, quy trình thi công cho công việc.

– Với các công việc sử dụng số lượng tiêu chuẩn, quy trình khác nhau, chẳng hạn công việc A dùng 1 tiêu chuẩn, công việc B phải viện dẫn 3 tiêu chuẩn… thì việc copy, cắt, dán co kéo biên bản sẽ rất vất vả. Xử lý việc trình bày các căn cứ nghiệm thu vào biểu mẫu biên bản nghiệm thu mất rất nhiều thời gian.

– Không kiểm soát được khối lượng vật tư nhập về là bao nhiêu (khi cần thông tin phải đi hỏi xin số liệu từ kế toán vật tư).

– Khi thay đổi cán bộ ký biên bản hoặc thay đổi chức vụ sẽ phải làm lại ra 1 file khác, tăng số lượng file, tăng thao tác quản lý, tăng khả năng nhầm lẫn.

– Phải nhiều người cùng làm mới hoàn thành được hồ sơ hoàn thành công trình.

– Người mới bắt đầu phải đào tạo nhiều mới làm được.

Tóm lại, chỉ công việc đơn giản là lập và quản lý một bộ hồ sơ học viên lớp học nghiệp vụ của Công ty Giá Xây Dựng mà đã khó và rất mệt với số lượng lớn hồ sơ, giấy tờ. Chưa nói đến cả một công trình to lớn, đồ sộ với hàng trăm, hàng nghìn đầu việc, vật liệu… phải lập và quản lý hồ sơ thì thật là một cực hình, thể hiện qua ý kiến phản ánh của nhiều người: Hồ sơ hoàn thành công trình trình lên để phê duyệt quyết toán như một “đống rác”.

–     Phần mềm Quản lý chất lượng công trình GXD, kèm theo hướng dẫn sử dụng, giáo trình và chương trình đào tạo được nghiên cứu phát triển, biên soạn nhằm giải quyết các khó khăn nêu trên. Ngoài ra nhóm nghiên cứu phần mềm đang tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện các nội dung như: Hướng dẫn áp dụng các tiêu chuẩn Việt Nam cho các biên bản, nhất là nghiệm thu vật liệu đầu vào giải quyết phần nào sự bất đồng giữa trong thực tế các CĐT, TVGS, nhà thầu về áp dụng tiêu chuẩn nào, lấy bao nhiêu mẫu, quy trình lấy mẫu, thí nghiệm theo tiêu chuẩn nào, loại nào cần CO, CQ… Góp phần đẩy nhanh tiến độ thực hiện và hoàn thành các dự án đầu tư XDCT, giải quyết tốt công đoạn kết thúc xây dựng đưa dự án vào vận hành: khép được hồ sơ hoàn thành công trình, nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán công trình…

Mucluc

14. Chức danh ở phần “Ký biên bản”- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý chất lượng GXD

Câu hỏi: Ở mục thành phần, có thể ghi rõ chức danh, để người sử dụng nhập không bị nhầm? Ví dụ: Mình ghi luôn người nào là Chỉ huy trưởng, người nào là kỹ thuật…

Trả lời:

Chức danh và tên người ký được quản lý tự động. Chỉ liệt kê một lần và khai báo người ký một lần.

 

Mucluc